برنامه‌ریزی مانند پلی، زمان حال را به آینده مربوط می‌کند. در صورتی یک شخص می‌تواند به اهداف از پیش تعیین شده ای دست یابد که برای رسیدن به آن برای خود برنامه ریزی داشته باشد. در صورتی که یک سازمان برای دستیابی به اهداف و رسالتش، برنامه ای نداشته باشد محکوم به فنا و شکست است. تعاریف متعدد و گوناگونی از برنامه ریزی ارائه شده است. پیتر دراکر یکی از دانشمندان مدیریت این گونه آن را تعریف می‌کند: برنامه ریزی فرایند مستمری است از تصمیمات راهبردی با در دست داشتن بهترین اطلاعات ممکن نسبت به آینده. برنامه ریزی سازماندهی منظم تلاش‌های لازم برای انجام این تصمیمات و ارزیابی و مقایسه نتایج به دست آمده انتظارات از طریق فرایند بازخورد می‌باشد. جیمز استونر برنامه ریزی را این گونه تعریف می‌کند: برنامه ریزی، فرایند تعیین اهداف و راه‌های مناسب برای به دست آوردن آن اهداف می‌باشد و هادسون معتقد است که برنامه ریزی ارائه راه هایی برای عملیات آینده است که در بردارنده نتایج معین با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم باشد. با تحلیل این تعاریف و تعاریف دیگری که در مورد برنامه ریزی ارائه شده است می‌توان دو مطلب مهم را نتیجه گرفت: نخست آنکه برنامه ریزی دو رکن اصلی دارد که عبارت است از: اولاً تعیین اهداف و پیش بینی راه‌های دستیابی به آنها و ثانیا آنکه در برنامه ریزی همواره بایستی دو نکته مهم مورد نظر باشد: یکی داشتن دوره زمانی مشخص و دیگری داشتن بودجه و هزینه معین. ضرورت برنامه ریزی قبل از دست زدن به هر کار و اهمیت ویژه آن امری عقلانی است و روشن است که اقدام به هر کار، بدون بررسی جوانب مختلف و برنامه ریزی برای آن، نشان دهنده نقصان عقل و یا عدم بهره گیری صحیح و مناسب از این نعمت بزرگ الهی است.

امام علی(ع)، عقلی بودن مسئله برنامه ریزی را مورد تاکید قرار داده است: لاعقل کالتدبیر: هیچ عقلی مثل تدبیر (برنامه ریزی) نیست. و در جایی دیگر می‌فرمایند: من العقل مجانبه التبذیر و حسن التدبیر. دوری از تبذیر و برنامه ریزی خوب، نشانه خردمندی است.

البته باید توجه داشت که صرف برنامه ریزی کافی نیست و موجب موفقیت نمی شود. بلکه برنامه ای می‌تواند موجبات موفقیت و پیشرفت سازمان را فراهم کند که «اصولی» منطقی و مناسب با امکانات و شرایط سازمان طراحی شده باشد. برنامه ریزی غیر اصولی، موجب شکست، ناکامی و حتی فروپاشی سازمان می‌شود. امیر مومنان(ع) در تبیین این نکته مهم می‌فرمایند: سوء التدبیر، سبب التدمیر، بدی [و نامناسب بودن] برنامه ریزی، موجب فروپاشی است.

همچنین آن حضرت، سوء تدبیر را سبب پیش افتادن نابودی و هلاکت دانسته و می‌فرماید: «من ساء تدبیره تعجل تدمیره» هر کس که تدبیرش بد باشد، نابودیش زودتر است.

آثار و فواید برنامه ریزی

برنامه ریزی صحیح به مدیران این امکان را می‌دهد که از منابع و امکانات سازمان به صورت مناسب و بهینه استفاده نمایند. برنامه ریزی می‌تواند در تصمیم گیری درست، مدیران را یاری دهد و با شناسایی به موقع فرصت‌ها و عوامل تهدید کننده سازمان، مدیران را در استفاده موثر و کارا از فرصت‌ها و مقابله به موقع در برابر تهدیدها کمک کند. امیر مومنان علی(ع) به مواردی متعدد از آثار و فواید مثبت برنامه ریزی اشاره فرموده اند که برخی از آنها را به اختصار توضیح می‌دهیم:

1. جلوگیری از اشتباه و لغزش در سازمان: از فواید مهم برنامه ریزی آن است که به مدیران کمک می‌کند تا در مورد فعالیت‌های سازمان بررسی و تحقیق کافی و موثر داشته باشند تا جوانب مختلف و عواقب این فعالیت‌ها را پیش بینی کنند و بدینوسیله سازمان را از لغزش و اشتباه، مصون و محفوظ نگه دارد. لغزش و خطا در سازمان زمانی رخ می‌دهد که سازمان بدون توجه به همه جوانب، اقدام به فعالیتی نماید. به عبارت دیگر اگر سازمان نسبت به کاری که می‌خواهد انجام دهد آگاهی و اطلاعات کافی نداشته باشد، در انجام آن موفق نخواهد بود. این نکته را حضرت علی(ع) تذکر می‌دهند: «التدبیر قبل الفعل یومن العثار» تدبیر و برنامه ریزی قبل از کار، باعث مصونیت از لغزش و خطا است.

2. افزایش بهره وری و کارایی منابع سازمان: محدودیت منابع و امکانات سازمان، ایجاب می‌کند که برای استفاده مناسب و بهینه از آنها برنامه ریزی اصولی و دقیق وجود داشته باشد. بدیهی است که «استفاده بهینه و بهره وری مناسب» از امکانات سازمانی، زمانی میسر خواهد شد که مدیران برای استفاده درست از منابع و امکانات و تخصیص آنها به بخش‌های مختلف سازمان، به صورت دقیق و منسجم برنامه ریزی کنند. زیرا در سایه برنامه ریزی موثر و کارآمد است که توان‌های بالقوه و بالفعل سازمان به درستی شناخته می‌شوند و برای بهره وری مناسب از آنها تلاش می‌نمایند.

امیر مومنان می‌فرمایند: لافقر مع حسن تدبیر. با برنامه ریزی نیکو، فقر (و کمبود امکانات) وجود نخواهد داشت. در جای دیگر می‌فرمایند: القلیل مع التدبیر ابقی من الکثیر مع التبذیر. [امکانات] کمی که با تدبیر مورد استفاده قرار گیرد، از [امکانات] بسیاری که با اسراف همراه باشد ماندگارتر است. در جایی دیگر حضرت برنامه ریزی‌ای را مفید معرفی می‌فرمایند که اصولی و هدفمند باشد:

حسن التدبیر ینمی قلیل المال و سوء التدبیر یفنی کثیرالمال. برنامه ریزی خوب، مال [امکانات] کم را افزایش می‌دهد و برنامه ریزی بد اموال [و امکانات] زیاد را از بین می‌برد.

3. برنامه ریزی: پیشگیری از پشیمانی: از دیگر آثار مثبت برنامه ریزی، پیشگیری و مصونیت از پشیمانی است. امیر مومنان(ع) می‌فرمایند: التدبیر قبل العمل یومن الندم. برنامه ریزی قبل از انجام دادن کار، [انسان را] از پشیمانی درامان نگه می‌دارد.

اگر قبل از انجام هر کاری، تمامی گزینه‌های مختلف مورد بررسی دقیق قرار بگیرد هم از جنبه زمان، هزینه و هم از جهت کارایی و اثر بخشی، دیگر پس از انجام آن، فرد تصمیم گیر در سازمان، دچار ندامت نمی‌شود. در صورتی که قبل از شروع فعالیتی مطالعه کافی در مورد آن نشود نهایتا نتیجه ای جز پشیمانی و شکست برای سازمان ندارد.

4. اهرمی برای تصمیم گیری کارا و اثربخش: از دیگر آثار برنامه ریزی آن است که به عنوان یک نیروی فوق العاده برای تصمیم گیرندگان است. یکی از مهم ترین عوامل موثر در موفقیت، تصمیم گیری، برنامه ریزی و آینده نگری قبل از اقدام به تصمیم گیری است چرا که برنامه ریزی عبارت است از: تعیین اهداف سازمانی و پیش بینی راه‌های دستیابی به آنها. امیر مومنان رابطه بین تصمیم گیری و برنامه ریزی را این طور بیان می‌فرمایند: اصل العزم الجزم و ثمرته الظفر.

اساس تصمیم گیری، دوراندیشی و نتیجه آن پیروزی است.

آن گونه که از این حدیث مستفاد می‌شود در صورتی تصمیم گیری موفقیت آمیز و اثر بخش خواهد بود که قبل از اتخاذ تصمیم، دوراندیشی و آینده نگری‌های لازم نسبت به آن صورت گرفته باشد.

5. رویارویی با تهدیدات و رفع آنها: از آثار مثبت دیگر برنامه‌ریزی، توان عکس العمل مناسب در برابر تهدیدات است. حضرت می‌فرمایند: بالنظر فی العواقب تومن المعاطب «با نگریستن در پیامدها (کارها) ایمنی از هلاکت‌ها حاصل می‌شود.» برنامه ریزی مناسب علاوه بر اینکه به سازمان امکان استفاده از فرصت‌های پیش آمده را می‌دهد، در مقابله درست و عاقلانه با تهدیداتی که سازمان با آنها مواجه است، یاری و کمک می‌کند. یکی از فعالیت‌های مهم و اصلی در فرایند برنامه ریزی، شناسایی درست مشکلات، خطرات و تهدیداتی است که احتمالاسازمان‌ها با آنها روبه هرو هستند. در صورت برنامه ریزی اصولی، سازمان همواره توانایی بالقوه در مقابله با چالش‌ها و تهدیداتی که در آینده با آن روبه رو خواهد شد کسب می‌کند.

6. اطمینان و آرامش خاطر درونی: برنامه ریزی اصولی و صحیح موجب آرامش درونی شده و از بروز بسیاری از تنش‌های رفتاری و آشفتگی‌ها و اضطراب‌های روحی جلوگیری می‌کند؛ به خاطر آنکه با برنامه ریزی اصولی و صحیح است که می‌توان تمام ابعاد و زوایای مسئله مورد نظر را بررسی کرد و با آگاهی کامل و پیش بینی عواقب کار، آرامش و اطمینان قلبی پیدا نمود و در نتیجه، اضطراب از چگونگی پیشرفت فعالیت‌ها و خطر بروز تهدیدهای احتمالی کاهش می‌یابد. حضرت علی(ع) در این مورد می‌فرمایند: النظر فی العواقب تلقیح القلوب.

آینده نگری (برنامه ریزی) برای آینده اطمینان و آرامش دل‌ها را به همراه دارد.

یکی از منابع حیاتی سازمان، نیروی انسانی سازمان است. در صورتی که یک سازمان از این نیروی خود به صورت بهینه استفاده کند می‌تواند به دستیابی به اهداف و رسالتش امیدوار باشد و در صورتی می‌تواند از این نیرو بهره بگیرد که این افراد به هدور از اضطراب‌ها، سردرگمی‌ها و با آرامش و اطمینان زیاد به انجام وظایف و فعالیت هایشان بپردازند، در نتیجه اثر بخشی و موفقیت سازمان تا حد زیادی افزایش می‌یابد.

البته فواید دیگری نیز ذکر شده که به دلیل اهمیت موارد فوق به توضیح آنها پرداختیم. اهمیت برنامه ریزی تا حدی است که به عنوان یکی از وظایف اصلی مدیر شمرده می‌شود. یکی از مزایای اساسی برنامه ریزی آن است که مشکلات آینده سازمان را پیش بینی کرده و برای مقابله درست و مناسب با آنها راهکارهایی ارائه می‌دهد و از گرفتار شدن سازمان در مشکلات سازمانی پیشگیری می‌کند. اگر سازمان در رویارویی با مشکلات و حل مسائلی که با آنها روبه روست برنامه ریزی صحیح و منطقی نداشته باشد، در مشکلات غوطه ور شده و از حل آنها عاجز و ناتوان خواهد ماند. امام علی(ع) در تبیین این نکته می‌فرمایند: الاو من تورط فی الامور من غیر نظر فی العواقب فقد تعرض لمفدحات النوائب. همانا کسی که بدون عاقبت اندیشی در کارها وارد شود، قطعا خود را در معرض مصیبت‌ها و مشکلات سنگین قرار داده است. بنابراین از این حدیث استفاده می‌شود که با بهترین و مطمئن ترین راه برای حل مناسب و معقول مشکلات و مسائلی که در آینده برای سازمان به وجود خواهند آمد، در ابتدا پیش بینی صحیح آنها و سپس از انتخاب راهکار و روش صحیح و منطقی برای مقابله با آنهاست. علی رغم اینکه حضرت علی(ع) مدت زمان زیادی بر مسند حکومت نبودند، اما از همین دوره کوتاه هم گنجینه ای گرانبها برای نسل آینده و بخصوص مدیران به جا مانده است. امید است که هر چه بیشتر و بهتر با دیدگاه‌های حضرت علی(ع) آشنا شویم و آنها را در سازمان‌های خود به کار ببندیم.